مدیریت سازمان

 [rt_reading_time label=”میانگین زمان مطالعه:” postfix=”دقیقه” postfix_singular=”دقیقه“]

در ابتدای این بحث لازم است تعریف مختصر از مدیریت داشته باشیم. بزرگان این حوزه تعاریفی را برای مدیرت سازمان ارائه کرده‌‏اند:

•  مری پارکر فالت: مدیریت عبارت است از کار کردن از طریق دیگران.
• هربرت سیمون: مدیریت عبارت است از فرآیند تصمیم‌گیری.
• هاوارد کارلیسن: مدیریت یعنی به‌ کارگیری فعالیت‌هایی Ú©Ù‡ به هدف منجر می‌گردد.
• بارتول: مدیریت فرایند دستیابی به اهداف سازمانی است از طریق وظایف برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، رهبری Ùˆ کنترل.

در یک جمع‏ بندی کلی می‌توان مدیریت را فرایند به‌ کارگیری منابع و سازمان‌دهی فعالیت‌ها در جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده دانست.

تفاوت مدیریت و کارآفرینی

اما مدیریت با کارآفرینی تفاوت‌‏هایی دارد، کارآفرینی را می‌توان مرحله اول در راه ‏اندازی یک کسب‏ و کار دانست که همان مرحله ایده ‏یابی و شناسایی فرصت کسب ‏و کار و پس از آن راه ‏اندازی واحد کسب‏ و کار است. نقطه مشترک کارآفرینی و مدیریت سازمان را می‌توان مرحله دوم یعنی اداره واحد کسب ‏و کار کوچک دانست. پس از این مرحله، اداره و سازمان‌دهی اجزای سازمان و هدایت بهینه منابع در حیطه وظایف مدیریت قرار می‌گیرد و فرد کارآفرین در این مرحله از رشد واحد کسب‏ و کار در پی استخدام یک مدیر توانمند است.

وظایف مدیران

وظایف مدیران را می‌توان در پنج مورد خلاصه کرد: ۱. برنامه‌ریزی ۲. سازمان‌دهی ۳. بسیج منابع و امکانات  ۴. هدایت و رهبری  ۵. کنترل

۱. برنامه‌ریزی

برای دست یافتن به هدف مورد نظر، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه‌ریزی کافی صورت بگیرد. برنامه‌ریزی شالودۀ مدیریت را تشکیل می‌دهد. کونتز برنامه‌ریزی را تعیین اهداف و راه رسیدن به آن‌ها تعریف می‌کند. به طور خلاصه اهداف برنامه ‏ریزی را می‌توان موارد زیر بیان کرد:

• بالا بردن احتمال رسیدن به اهداف از طریق تنظیم فعالیت‌ها Ùˆ اولویت‌‏ها
• افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به‌صرفه ساختن عملیات
• متمرکز شدن بر طرق رسیدن به اهداف Ùˆ پرهیز از انحراف از مسیر
• مهیا ساختن ابزاری برای کنترل

 برای مدیریت سازمان و داشتن یک برنامه ‏ریزی موفق و درست باید مراحلی را طی کرد که به ترتیب عبارت‌اند از:
۱. شناخت منابع و امکانات موجود
۲. تعیین هدف‏ های اصلی
۳. تقسیم اهداف اصلی به اهداف فرعی
۴. تبدیل اهداف به فعالیت‌ها
۵. تعیین منابع در دسترس
۶. تعیین منابع حداکثری
۷. اختصاص منابع به فعالیت‌ها (اهداف فرعی بسیار کوچک)
۸. مرتب کردن فعالیت‌ها

۲. سازمان‌دهی

دومین وظیفه اصلی مدیریت، سازمان‌دهی است. مدیریت سازمان و سازمان‌دهی فرایندی است که طی آن با تقسیم کار میان افراد و گروه‌‏های کاری و ایجاد هماهنگی میان آن‌ها، برای رسیدن به اهداف تلاش می‌شود. درنتیجه سازمان‌دهی از قابلیت‌ها و توانایی‌های افراد به طور مناسب و شایسته استفاده می‌شود. جریان سازمان‌دهی طی مراحل زیر انجام می‌گیرد:

۱. تشخیص فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهداف و اجرای خط‌مشی و برنامه‌ها
۲. گروه‌بندی فعالیت‌ها با توجه به منابع انسانی و مادی موجود و تشخیص بهترین طریقه استفاده کردن از آن‌ها.
۳. دادن اختیار عمل و حق دستور دهی و تصمیم ‏گیری برای انجام دادن کار به مسئول هر گروه.
۴. ارتباط دادن واحد‏های گروه‌بندی شده به یکدیگر به صورت عمودی و افقی.

۳. بسیج منابع و امکانات

سومین وظیفه مدیران مدیریت سازمان، بسیج منابع و استفاده بهینه از آن‌ها برای رسیدن به اهداف سازمان است. به طور کلی در هر سازمانی منابع به سه دسته تقسیم می‏‌شوند: منابع انسانی، منابع مالی و منابع فیزیکی که بدون شک مهم‌ترین این منابع، منابع انسانی هستند. منظور از به‌کارگیری مؤثر این است که بتوان با صرف کم‏ترین منابع، امکان بیشترین فعالیت‌ها و بهترین شکل ممکن را در جهت تحقق اهداف فراهم کرد.

۴. هدایت و رهبری

منظور از رهبری در مدیریت، ساز و کار اثرگذاری و نفوذ در رفتار اعضای سازمان برای یاری و هدایت آن‌ها در ایفای وظایف سازمانی است. کیت دیویس رهبری را اقدام برای ترغیب دیگران به تلاش مشتاقانه برای نیل به اهداف معین تعریف کرده است.
مدیریت سازمان دارای سه ویژگی است:
اولاً: رهبری مستلزم وجود افرادی است که به عنوان زیر دستان یا پیروان، دستورات رهبر را با میل و اراده بپذیرند.
ثانیاً: در جریان رهبری، توزیع قدرت میان رهبر وزیر دستان نابرابر است.
ثالثاً: رهبر علاوه بر اینکه به طور مشروع (قانونی) قادر به هدایت زیر دستان است، همچنین می‌توانند اعمال نفوذ کند و بر رفتار زیر دستان اثر بگذارد.

۵. کنترل

پنجمین وظیفه اصلی مدیران مدیریت سازمان نظارت و کنترل است که به موجب آن معلوم می‌شود اقدامات و فعالیت‌های سازمان تا چه اندازه در جهت هدف‏‌ها و مطابق با موازین پیش‌بینی‌شده است. کنترل به مجموعه‌‏ای از فعالیت مدیران اطلاق می‌‏گردد که به مطابقت نتایج و اهداف موردنظر می‌پردازد. در فرایند کنترل وضع موجود با وضع مطلوب مقایسه می‏‌گردد و اقدامات اصلاحی لازم، طرح‏ ریزی می‌شود.

فرایند کنترل در سازمان‌ها غالباً شامل چهار مرحله است:
۱. مرحله اول، تعیین ملاک‌‏ها و روش‌های سنجش عملکردها است که بررسی همه جوانب کار و فعالیت‌های سازمان را شامل می‌شود.
۲. مرحله دوم، مستلزم نظارت عملکردها و سنجش و اندازه‌گیری آن‌هاست.
۲. مرحله سوم، بازنگری و مقایسه نتایج حاصله از سنجش عملکردها با ملاک‌ها و هدف‏‌های تعیین شده است (اگر تفاوت‌ها و انحرافاتی مشاهده شود).
۴. در مرحله چهارم، اقداماتی برای تصحیح عملکردها صورت می‌گیرد.

کنترل سازمانی را می‌توان تحت سه عنوان کلی طبقه ‏بندی کرد:
۱. کنترل پیشگیر یا مقدماتی: این نوع از کنترل درصدد است تا از انحرافات در منابع سازمان، پیشاپیش جلوگیری کند و مهم‌ترین ابزار آن اجرای خط‌مشی‏‌های سازمانی است.
۲. کنترل همگام عملیات: در این نوع از کنترل مدیریت سازمان با مشاهده مستقیم کار زیردستان پی‏ می‌‏برد که آیا جریان کار و عملیات طبق خط‌مشی‏‌ها و رویه‏‌های پیش‌بینی‌شده است یا خیر. وسیله اصلی این کنترل، فعالیت سرپرستی و هدایت است و ملاک عمل، شرح وظایف شغلی هر فرد است.
۳. کنترل بازخوردی (نهایی): این نوع کنترل ناظر به نتایج نهایی کار است. اطلاع از نتایج کار و مقایسه آن با ملاک‌‏ها، انحرافات احتمالی و اقدامات اصلاحی لازم را مشخص می‌کند.

سخن آخر

سازمان‏‌ها در معرض تغییرات مداوم قرار دارند، فعالیت آن‌ها روز به روز پیچیده‌تر می‌شود، کارکنان سازمان انسان هستند و رفتار آن‌ها بری از خطا و اشتباه نیست و تفویض اختیار برای تسهیل کار اجتناب‌ناپذیر است. همه این موارد بیانگر ضرورت کنترل و نظارت و اهمیت آن در سازمان‌ها هستند.(مدیریت سازمان)

شما می توانید فایل PDF این مقاله را پس از ثبت نام یا ورود دریافت نمایید

[restrict]

دریافت PDF این مقاله

   دانلود PDF

[/restrict]