کایزن ترکیبی از دو کلمه ژاپنی است که آن را تغییر به سمت بهتر شدن تعریف کردهاند. کایزن بیانگر این موضوع است که برای بهبود وضعیت در یک سازمان نیازی به تغییرات انفجاری نیست. هر اصلاحاتی در سازمان اگر پیوسته و مداوم باشند، تغییرات مطلوبی را ایجاد خواهند کرد. به عبارت دیگر مفهوم کایزن بیانگر بهبود مستمر با مشارکت تمام افراد در سازمان است.
فرایند کایزن با کاهش هزینه و همچنین کاهش خطرپذیری، که بدلیل مشارکت افراد و همچنین تکیهبر تصمیمات عقلایی صورت میگیرند، ریسکپذیری مدیریت را کاهش میدهد و از طرفی پیشرفتهای محسوسی را سبب میشود.
اساس کار کایزن حل کردن مشکلات یک واحد توسط اعضای همان واحد است. بدین شکل که افراد در گروههای کوچک تحت عنوان حلقه کیفیت، به رهبری سرپرست خود تشکیل جلسه میدهند تا مشکلات کاری خود را حل کنند. کایزن بر این فلسفه استوار است که شیوه زندگی شامل زندگی شغلی، اجتماعی و خانوادگی باید پیوسته و مداوم بهبود یابد. پیادهسازی فرهنگ کایزن در ژاپن سبب شد تا دانشگاهها به کارخانه و کارخانهها به دانشگاه تبدیل شوند، کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایدههای کارگر بهره ببرد.
کایزن همواره به دنبال تغییر و تبدیل وضعیت کنونی به وضعیت مطلوب است. ازجمله افرادی که بهموازات این مفهوم نظریاتی را ارائه دادهاند، دکتر دمینگ است که در سال ۱۹۵۰ نظریاتش در آمریکا مورد پذیرش قرار نگرفت اما در ژاپن از او به گرمی استقبال شد. اصول نظریات دکتر دمینگ در چرخهای با نام خودش منتشر شد که در ادامه در رابطه با این چرخه مطالبی را بیان میکنیم.
در چرخه دمینگ، همیشه اصلیترین موضوع برنامهریزی، وضعیت موجود است. در مرحله بعد اقدامات اجرایی برای اهداف برنامهریزی شده آغاز میشوند و در ادامه با بررسی نحوه اجرای برنامه نقاط ضعف و قوت آن مشخص میشوند. در مرحله آخر اقدامات اصلاحی برای بهبود برنامه انجام گرفته و تکرار دوباره این چرخه آغاز میشود. در واقع در چرخه دمینگ وضعیت مطلوب وجود ندارد و همواره تلاش برای بهبود وضعیت فعلی است.
ایجاد یک روند مستمر و تدریجی به منظور ایجاد بهبود در وضعیت سازمان مطابق با الگوی کایزن، نیازمند سه اقدام ضروری است. فعالیت هایی که برای سازمان هزینه ساز هستند ولی ارزشی تولید نمیکنند، با نام Muda شناخته میشوند که در گام اول باید تمام آنها را حذف کرد. اقدام دوم تلفیق فعالیتهایی است که با شکلی دیگر بهموازات هم در بخشهای مختلف سازمان درحال انجام هستند. سومین اقدام افزودن آن دسته فعالیتهایی است که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازماند.
اجرای کایزن در حیطه کسبوکار نیازمند ابزارها و عناصر متعددی است. ازجمله این ابزارها دوایر کیفیت، نظام پیشنهادات و ۵S هستند که در ادامه به طور خاص، ابزار ۵S را مورد بررسی قرار میدهیم.
۵S اجزای مجموعهای هستند که یک نظام آراستگی در سازمان را تشکیل میدهند. اولین آنها (seiri) بیانگر موضوع تشخیص است و تفکیک موارد ضروری و غیر ضروری در سازمان را مورد تأکید قرار میدهد. موضوع بعد (seiton) به معنی ترتیب دادن به مواردی است که در گام قبل برای سازمان ضروری تشخیص داده شدهاند. (seiso) سومین S به معنی تنظیف و پاکسازی محل و تمامی اشیا مورد نیاز برای تحقق اهداف ضروری در سازمان است. استانداردسازی (seikitsu) و رویهمند کردن اقدامات فوق می باشد که چهارمین گام در این فرایند است. و در نهایت در مرحله (shitsuke) با ایجاد بستر و سازکار مناسب نوعی انضباط، به معنی آموزش عادات و تواناییها بهمنظور انجام یک فعالیت خاص، ایجاد میکنیم و نوعی تکلیف همگانی برای رعایت این استانداردها در سازمان وضع میکنیم.
فعالیت های روزانه در سازمانها بر اساس فرمولهای توافق شدهای صورت میگیرد و هرگاه این فرمولها قابل فهم، روشن و در چارچوبی مشخص باشند، در سازمان استاندارد سازی فعالیت صورت گرفته است. شاید بتوان مهمترین بخش در کایزن را همین موضوع استانداردسازی دانست.
استانداردسازی در دو سطح مدیریت و عملیات بررسی میشود. استانداردهای سطح مدیریت به مقررات شرکت و همچنین مدیریت نیروهای کار میپردازد. این سطح از استانداردسازی به جهت اداره امور کارکنان به شکلی مطلوبتر وضع میشوند و مواردی مانندِ بخشنامهها، شرح شغل، قوانین مربوط به امور مالی و مواردی از این دست را شامل میشود.
فعالیتهای اصلی شرکت برای کسب سود به سه دسته تقسیم میشوند: ۱- توسعهیافتگی ۲- تولید ۳- فروش. استانداردهای عملیاتی به انتظارات و خواستههای مشتری در تحقق این اهداف سهگانه میپردازند و رضایت مشتری را مورد توجه قرار میدهند. استاندارهای سطح عملیاتی رویههایی را شامل میشوند که کارکنان برای تحقق اهداف سهگانه یعنی افزایش کیفیت، کاهش هزینههای تولید و نهایتاً فروش، مطابق رضایت مشتری انجام میدهند.
در پایان چند مورد از ویژگیهای استاندارد سازمانی را بیان میکنیم:
– استانداردها سادهترین، بهترین و ایمنترین راه برای انجام یک عملیات محسوب میشوند.
– استانداردها سازوکاری مشخص برای سنجش و ارزیابی عملکرد فعالیتها در اختیار افراد قرار میدهند.
– استاندارها پایهای برای نگهداری و بهبود هستند و همچنین اصولی را برای آموزش معرفی میکنند.
– استانداردها رابطه علت و معلولی را مشخص میکنند و اساسی مناسب برای تفکیک و تشخیص به وجود میآورند.
و …
این مقاله برگرفته از پژوهشهای خانمها مینا مهری، اکرم شیری، سودابه سلیم و سحر سلیم و ارائه به استاد محترم جناب آقای تیرداد رحیمی در دانشگاه جامع علمی کاربردی است که با دریافت فایل PDF کامل آن میتوانید مطالب جامع و مفیدی در رابطه با کایزن مطالعه بفرمایید.
شما می توانید فایل PDF این مقاله را پس از ثبت نام یا ورود دریافت نمایید
[restrict]
دریافت PDF این مقاله
[/restrict]