بهبود مستمر به شیوه کایزن

CRM
مدیریت روابط مشتریان CRM
مارس 1, 2019

کاریزن-kaizen-بهبود عملکرد-توسعه سازمانی-نیروی انسانی-افزایش بازدهی-مانی شجاعی

کایزن ترکیبی از دو کلمه ژاپنی است که آن را تغییر به سمت بهتر شدن تعریف کرده‎اند. کایزن بیانگر این موضوع است که برای بهبود وضعیت در یک سازمان نیازی به تغییرات انفجاری نیست. هر اصلاحاتی در سازمان اگر پیوسته و مداوم باشند، تغییرات مطلوبی را ایجاد خواهند کرد. به عبارت دیگر مفهوم کایزن بیانگر بهبود مستمر با مشارکت تمام افراد در سازمان است.

فرایند کایزن با کاهش هزینه و همچنین کاهش خطرپذیری، که بدلیل مشارکت افراد و همچنین تکیه‌بر تصمیمات عقلایی صورت می‎گیرند، ریسک‎پذیری مدیریت را کاهش می‎دهد و از طرفی پیشرفت‎های محسوسی را سبب می‎شود.

اساس کار کایزن حل کردن مشکلات یک واحد توسط اعضای همان واحد است. بدین شکل که افراد در گروه‎های کوچک تحت عنوان حلقه کیفیت، به رهبری سرپرست خود تشکیل جلسه می‎دهند تا مشکلات کاری خود را حل کنند. کایزن بر این فلسفه استوار است که شیوه زندگی شامل زندگی شغلی، اجتماعی و خانوادگی باید پیوسته و مداوم بهبود یابد. پیاده‌سازی فرهنگ کایزن در ژاپن سبب شد تا دانشگاه‎ها به کارخانه و کارخانه‎ها به دانشگاه تبدیل شوند، کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده‎های کارگر بهره ببرد.

نظریات و چرخه دکتر دمینگ

کایزن همواره به دنبال تغییر و تبدیل وضعیت کنونی به وضعیت مطلوب است. ازجمله افرادی که به‌موازات این مفهوم نظریاتی را ارائه داده‎اند، دکتر دمینگ است که در سال ۱۹۵۰ نظریاتش در آمریکا مورد پذیرش قرار نگرفت اما در ژاپن از او به گرمی استقبال شد. اصول نظریات دکتر دمینگ در چرخه‏‎ای با نام خودش منتشر شد که در ادامه در رابطه با این چرخه مطالبی را بیان می‎کنیم.

در چرخه دمینگ، همیشه اصلی‎ترین موضوع برنامه‎ریزی، وضعیت موجود است. در مرحله بعد اقدامات اجرایی برای اهداف برنامه‎ریزی شده آغاز می‎شوند و در ادامه با بررسی نحوه اجرای برنامه نقاط ضعف و قوت آن مشخص می‎شوند. در مرحله آخر اقدامات اصلاحی برای بهبود برنامه انجام گرفته و تکرار دوباره این چرخه آغاز می‎شود. در واقع در چرخه دمینگ وضعیت مطلوب وجود ندارد و همواره تلاش برای بهبود وضعیت فعلی است.

سه اقدام ضروری در کایزن

 ایجاد یک روند مستمر و تدریجی به منظور ایجاد بهبود در وضعیت سازمان مطابق با الگوی کایزن، نیازمند سه اقدام ضروری است. فعالیت‎ هایی که برای سازمان هزینه ‎ساز هستند ولی ارزشی تولید نمی‎کنند، با نام Muda شناخته می‎شوند که در گام اول باید تمام آن‎ها را حذف کرد. اقدام دوم تلفیق فعالیت‎هایی است که با شکلی دیگر به‌موازات هم در بخش‎های مختلف سازمان درحال انجام هستند. سومین اقدام افزودن آن دسته فعالیت‎هایی است که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازم‌اند.

۵S یکی از الزامات اجرای کایزن

اجرای کایزن در حیطه کسب‎وکار نیازمند ابزارها و عناصر متعددی است. ازجمله این ابزارها دوایر کیفیت، نظام پیشنهادات و ۵S هستند که در ادامه به طور خاص، ابزار ۵S را مورد بررسی قرار می‎دهیم.

۵S اجزای مجموعه‏‎‎ای هستند که یک نظام آراستگی در سازمان را تشکیل می‎دهند. اولین آن‎ها (seiri) بیانگر موضوع تشخیص است و تفکیک موارد ضروری و غیر ضروری در سازمان را مورد تأکید قرار می‎دهد. موضوع بعد (seiton) به معنی ترتیب دادن به مواردی است که در گام قبل برای سازمان ضروری تشخیص داده شده‌اند. (seiso) سومین S به معنی تنظیف و پاک‌سازی محل و تمامی اشیا مورد نیاز  برای تحقق اهداف ضروری در سازمان است. استانداردسازی (seikitsu) و رویه‎مند کردن اقدامات فوق می باشد که چهارمین گام در این فرایند است. و در نهایت در مرحله (shitsuke) با ایجاد بستر و سازکار مناسب نوعی انضباط، به معنی آموزش عادات و توانایی‎ها به‌منظور انجام یک فعالیت خاص، ایجاد می‎کنیم و نوعی تکلیف همگانی برای رعایت این استانداردها در سازمان وضع می‎کنیم.

استانداردسازی؛ مهم‎ترین بخش در الگوی کایزن

فعالیت ‎های روزانه در سازمان‎ها بر اساس فرمول‌های توافق شده‎ای صورت می‎گیرد و هرگاه این فرمول‎ها قابل فهم، روشن و در چارچوبی مشخص باشند، در سازمان استاندارد سازی فعالیت صورت گرفته است. شاید بتوان مهم‎ترین بخش در کایزن را همین موضوع استانداردسازی دانست.

استانداردسازی در دو سطح مدیریت و عملیات بررسی می‎شود. استانداردهای سطح مدیریت به مقررات شرکت و همچنین مدیریت نیروهای کار می‏‎پردازد. این سطح از استانداردسازی به جهت اداره امور کارکنان به شکلی مطلوب‎تر وضع می‎شوند و مواردی مانندِ بخشنامه‎ها، شرح شغل، قوانین مربوط به امور مالی و مواردی از این ‌دست را شامل می‎شود.

فعالیت‎های اصلی شرکت برای کسب سود به سه دسته تقسیم می‎شوند: ۱- توسعه‌یافتگی  ۲- تولید   ۳- فروش. استانداردهای عملیاتی به انتظارات و خواسته‎های مشتری در تحقق این اهداف سه‎گانه می‎پردازند و رضایت مشتری را مورد توجه قرار می‎دهند. استاندارهای سطح عملیاتی رویه‎هایی را شامل می‎شوند که کارکنان برای تحقق اهداف سه‌گانه یعنی افزایش کیفیت، کاهش هزینه‎های تولید و نهایتاً فروش، مطابق رضایت مشتری انجام می‎دهند.

در پایان چند مورد از ویژگی‎های استاندارد سازمانی را بیان می‎کنیم:

– استانداردها ساده‎ترین، بهترین و ایمن‎ترین راه برای انجام یک عملیات محسوب می‎شوند.

– استانداردها سازوکاری مشخص برای سنجش و ارزیابی عملکرد فعالیت‎ها در اختیار افراد قرار می‎دهند.

– استاندارها پایه‎ای برای نگهداری و بهبود هستند و همچنین اصولی را برای آموزش معرفی می‎کنند.

– استانداردها رابطه علت و معلولی را مشخص می‎کنند و اساسی مناسب برای تفکیک و تشخیص به وجود می‎آورند.

و …

این مقاله برگرفته از پژوهش‎های خانم‎ها مینا مهری، اکرم شیری، سودابه سلیم و سحر سلیم و ارائه به استاد محترم جناب آقای تیرداد رحیمی در دانشگاه جامع علمی کاربردی است که با دریافت فایل PDF کامل آن می‎توانید مطالب جامع و مفیدی در رابطه با کایزن مطالعه بفرمایید.

 

شما می توانید فایل PDF این مقاله را پس از ثبت نام یا ورود دریافت نمایید

 

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

18 − شانزده =