کایزن ترکیبی از دو کلمه ژاپنی است که آن را تغییر به سمت بهتر شدن تعریف کرده‎اند. کایزن بیانگر این موضوع است که برای بهبود وضعیت در یک سازمان نیازی به تغییرات انفجاری نیست. هر اصلاحاتی در سازمان اگر پیوسته و مداوم باشند، تغییرات مطلوبی را ایجاد خواهند کرد. به عبارت دیگر مفهوم کایزن بیانگر بهبود مستمر با مشارکت تمام افراد در سازمان است.

فرایند کایزن با کاهش هزینه و همچنین کاهش خطرپذیری، که بدلیل مشارکت افراد و همچنین تکیه‌بر تصمیمات عقلایی صورت می‎گیرند، ریسک‎پذیری مدیریت را کاهش می‎دهد و از طرفی پیشرفت‎های محسوسی را سبب می‎شود.

اساس کار کایزن حل کردن مشکلات یک واحد توسط اعضای همان واحد است. بدین شکل که افراد در گروه‎های کوچک تحت عنوان حلقه کیفیت، به رهبری سرپرست خود تشکیل جلسه می‎دهند تا مشکلات کاری خود را حل کنند. کایزن بر این فلسفه استوار است که شیوه زندگی شامل زندگی شغلی، اجتماعی و خانوادگی باید پیوسته و مداوم بهبود یابد. پیاده‌سازی فرهنگ کایزن در ژاپن سبب شد تا دانشگاه‎ها به کارخانه و کارخانه‎ها به دانشگاه تبدیل شوند، کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده‎های کارگر بهره ببرد.

نظریات و چرخه دکتر دمینگ

کایزن همواره به دنبال تغییر و تبدیل وضعیت کنونی به وضعیت مطلوب است. ازجمله افرادی که به‌موازات این مفهوم نظریاتی را ارائه داده‎اند، دکتر دمینگ است که در سال ۱۹۵۰ نظریاتش در آمریکا مورد پذیرش قرار نگرفت اما در ژاپن از او به گرمی استقبال شد. اصول نظریات دکتر دمینگ در چرخه‏‎ای با نام خودش منتشر شد که در ادامه در رابطه با این چرخه مطالبی را بیان می‎کنیم.

در چرخه دمینگ، همیشه اصلی‎ترین موضوع برنامه‎ریزی، وضعیت موجود است. در مرحله بعد اقدامات اجرایی برای اهداف برنامه‎ریزی شده آغاز می‎شوند و در ادامه با بررسی نحوه اجرای برنامه نقاط ضعف و قوت آن مشخص می‎شوند. در مرحله آخر اقدامات اصلاحی برای بهبود برنامه انجام گرفته و تکرار دوباره این چرخه آغاز می‎شود. در واقع در چرخه دمینگ وضعیت مطلوب وجود ندارد و همواره تلاش برای بهبود وضعیت فعلی است.

سه اقدام ضروری در کایزن

 ایجاد یک روند مستمر و تدریجی به منظور ایجاد بهبود در وضعیت سازمان مطابق با الگوی کایزن، نیازمند سه اقدام ضروری است. فعالیت‎ هایی که برای سازمان هزینه ‎ساز هستند ولی ارزشی تولید نمی‎کنند، با نام Muda شناخته می‎شوند که در گام اول باید تمام آن‎ها را حذف کرد. اقدام دوم تلفیق فعالیت‎هایی است که با شکلی دیگر به‌موازات هم در بخش‎های مختلف سازمان درحال انجام هستند. سومین اقدام افزودن آن دسته فعالیت‎هایی است که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازم‌اند.

۵S یکی از الزامات اجرای کایزن

اجرای کایزن در حیطه کسب‎وکار نیازمند ابزارها و عناصر متعددی است. ازجمله این ابزارها دوایر کیفیت، نظام پیشنهادات و ۵S هستند که در ادامه به طور خاص، ابزار ۵S را مورد بررسی قرار می‎دهیم.

۵S اجزای مجموعه‏‎‎ای هستند که یک نظام آراستگی در سازمان را تشکیل می‎دهند. اولین آن‎ها (seiri) بیانگر موضوع تشخیص است و تفکیک موارد ضروری و غیر ضروری در سازمان را مورد تأکید قرار می‎دهد. موضوع بعد (seiton) به معنی ترتیب دادن به مواردی است که در گام قبل برای سازمان ضروری تشخیص داده شده‌اند. (seiso) سومین S به معنی تنظیف و پاک‌سازی محل و تمامی اشیا مورد نیاز  برای تحقق اهداف ضروری در سازمان است. استانداردسازی (seikitsu) و رویه‎مند کردن اقدامات فوق می باشد که چهارمین گام در این فرایند است. و در نهایت در مرحله (shitsuke) با ایجاد بستر و سازکار مناسب نوعی انضباط، به معنی آموزش عادات و توانایی‎ها به‌منظور انجام یک فعالیت خاص، ایجاد می‎کنیم و نوعی تکلیف همگانی برای رعایت این استانداردها در سازمان وضع می‎کنیم.

استانداردسازی؛ مهم‎ترین بخش در الگوی کایزن

فعالیت ‎های روزانه در سازمان‎ها بر اساس فرمول‌های توافق شده‎ای صورت می‎گیرد و هرگاه این فرمول‎ها قابل فهم، روشن و در چارچوبی مشخص باشند، در سازمان استاندارد سازی فعالیت صورت گرفته است. شاید بتوان مهم‎ترین بخش در کایزن را همین موضوع استانداردسازی دانست.

استانداردسازی در دو سطح مدیریت و عملیات بررسی می‎شود. استانداردهای سطح مدیریت به مقررات شرکت و همچنین مدیریت نیروهای کار می‏‎پردازد. این سطح از استانداردسازی به جهت اداره امور کارکنان به شکلی مطلوب‎تر وضع می‎شوند و مواردی مانندِ بخشنامه‎ها، شرح شغل، قوانین مربوط به امور مالی و مواردی از این ‌دست را شامل می‎شود.

فعالیت‎های اصلی شرکت برای کسب سود به سه دسته تقسیم می‎شوند: ۱- توسعه‌یافتگی  ۲- تولید   ۳- فروش. استانداردهای عملیاتی به انتظارات و خواسته‎های مشتری در تحقق این اهداف سه‎گانه می‎پردازند و رضایت مشتری را مورد توجه قرار می‎دهند. استاندارهای سطح عملیاتی رویه‎هایی را شامل می‎شوند که کارکنان برای تحقق اهداف سه‌گانه یعنی افزایش کیفیت، کاهش هزینه‎های تولید و نهایتاً فروش، مطابق رضایت مشتری انجام می‎دهند.

در پایان چند مورد از ویژگی‎های استاندارد سازمانی را بیان می‎کنیم:

– استانداردها ساده‎ترین، بهترین و ایمن‎ترین راه برای انجام یک عملیات محسوب می‎شوند.

– استانداردها سازوکاری مشخص برای سنجش و ارزیابی عملکرد فعالیت‎ها در اختیار افراد قرار می‎دهند.

– استاندارها پایه‎ای برای نگهداری و بهبود هستند و همچنین اصولی را برای آموزش معرفی می‎کنند.

– استانداردها رابطه علت و معلولی را مشخص می‎کنند و اساسی مناسب برای تفکیک و تشخیص به وجود می‎آورند.

و …

این مقاله برگرفته از پژوهش‎های خانم‎ها مینا مهری، اکرم شیری، سودابه سلیم و سحر سلیم و ارائه به استاد محترم جناب آقای تیرداد رحیمی در دانشگاه جامع علمی کاربردی است که با دریافت فایل PDF کامل آن می‎توانید مطالب جامع و مفیدی در رابطه با کایزن مطالعه بفرمایید.

شما می توانید فایل PDF این مقاله را پس از ثبت نام یا ورود دریافت نمایید