میانگین زمان مطالعه: 3 دقیقه

عنوان عصر ارتباطات خود بیانگر اهمیت این موضوع در دنیای امروز است. دنیایی که در آن برقراری ارتباط دیگر محدود به مرزهای مشخص نیست. انتقال پیام از فرستنده برای گیرنده شکل دهنده مفهوم ارتباطات است. اگر این پیام توانایی ایجاد یک تصویر ذهنی، هماننده تصویر ذهنی فرستنده، در ذهن گیرنده را دارا باشد، آن را ارتباط کامل می‎نامند.

ارتباطات در زندگی بشر چهار نقش عمده را برعهده دارد که عبارتند از:

۱- کنترل: با استفاده از دستورالعمل‎‏ها، اختیارات و رفتارهای رسمی و غیررسمی.

۲- انگیزش: با رفتارهای مطلوب می‏‎توان موجب تقویت انگیزش شد.

۳- احساسات: ارتباطی که درون گروه‏‎ها صورت می‏‎گیرد، یکی از ابزارهای اصلی است که فرد بوسیله آن احساسات خود را بیان می‏‎کند.

۴- تصمیم‏‎گیری: از طریق سیستم ارتباطات، اطلاعات بیشتری برای اتخاذ تصمیم درست در اختیار فرد قرار می‏‎گیرد.

پیام، یک محصول فیزیکی است که در سایه به رمز درآمدن منبع پیام بوجود می‎‏آید. فرایند ارتباط از منبع ارتباطات شروع می‏‎شود. پس از آن پیام به صورت رمزگذاری شده از کانال‎‏های مشخص ارسال می‏‎شود. با رسیدن به گیرنده پیام رمز گشایی شده و در گیرنده بازخورد مطلوب حاصل می‏‎گردد.

راه‏‎های شناخته شده در ایجاد ارتباطات معمولاً به سه شکل: کتبی، گفتاری و غیر گفتاری هستند. پیام‎‏های کتبی، پیام‏‎هایی قابل استناد هستند که در مورد پیام‏‎های بلند و پیچیده اهمیت بیشتری پیدا می‎‏کنند. چراکه دقت در این پیام‎‏ها بیشتر است و منطقی‏‎تر و رساتر بیان می‎‏شوند.

پیام‎‏های گفتاری با وجود داشتن سرعت انتقال و دریافت بازخورد سریع، با افزایش تعداد افراد انتقال دهنده احتمال تحریف پیام افزایش می‏‎یابد. پیام‎‏های غیرگفتاری ماننده اشاره، اخم، لبخند، حرکت اعضای بدن و… . البته هرگاه اشارات با گفتار همراه شوند پیام کامل‏‎تر می‎‏گردد. در انتقال پیام، زبان عمل گویاتر از گفتار است.

مسیر ارتباطات

ارتباطات در مسیرهایی مشخص به انجام می‎‏رسند: مسیر افقی، مسیر رو به بالا و مسیر رو به پایین. به عنوان مثال ارتباط مدیر با زیر دست در مسیر بالا به پایین است. دریافت بازخورد عملیات و نیز دریافت نظرات کارکنان توسط مدیر در مسیر پایین به بالا است. همچنین ارتباط اعضای گروه‎‏ها که در یک سطح هستند نیز در سطح ارتباطات افقی است که معمولاً غیر رسمی هستند. این سطح از ارتباطات هر زمان که کانال‎‏های رسمی را نقض کنند، ارتباطات زیان بار محسوب می‎‏شوند.

در مسیر ارتباطات اثربخش، موانعی وجود دارد که گاهاً اصل اطلاعات را تحریف می‏‎کند. گاهی برای این که پیام مطلوب‏‎تر گردد اطلاعاتش تغییر می‎‏کنند. همچنین گیرنده پیام نیز در دریافت اطلاعات نقش دارد. گیرنده معمولاً پیام را آن‎‏گونه که دوست دارد می‎‏بیند یا می‎‏شنود، جنسیت گیرنده و نوع احساسات او هم در دریافت پیام تأثیرگذار است.

در به رمز درآوردن پیام‏‎ها برای انتقال و نیز از رمز خارج کردن آن‎‏ها زمینه‎‏های فرهنگی حاکم بر افراد نقش اصلی را دارند. از همین ‎‏رو لازم است فرض را بر اختلاف فرهنگی بگذاریم، مگر اینکه خلافش ثابت شود. همچنین در ارتباطات باید قضاوت را به تأخیر انداخت و صدور رأی قطعی را به زمانی موکول کرد که به شواهد و مدارک کافی رسیده باشیم.

مدیریت ارتباطات

در زمینه مدیریت نحوه ارتباطات نقش کلیدی را دارد. مدیر باید از نتیجه شبکه ارتباطات استفاده کند. مدیر باید برسی کند که آیا بازخورد این ارتباطات، منظور او بوده است یا خیر. همچنین ساختار پیام‏‏‎ها باید روشن و قابل فهم باشند و کلمات به دقت انتخاب شوند تا از بروز سوء تفاهم جلوگیری شود.

در زمان دریافت پیام باید به پیام گوش داد نه اینکه صرفاً آن را شنید. همچنین بهتر است که گیرنده پیام خود را در مقام ارسال کننده تصور کند. نکته دیگر اینکه در زمان احساسی شدن باید صبر کرد تا به شرایط عادی بازگردیم و سپس به ادامه پیام بپردازیم. همانطور که بیان شده عواطف یکی از موانعی است که مانع از دریافت اصل پیام می‎شود.

در انتها توصیه می‎شود با دریافت پاورپوینت مربوط به این فصل، مطالب تکمیلی در رابطه با مباحث طرح شده را مطالعه بفرمایید.